MITA

Deskrizzjoni tal-istruttura tal-Aġenzija

Il-MITA hija mmexxija minn Bord tad-Diretturi u Chairperson. Il-MITA għandha wkoll Uffiċjal Kap Eżekuttiv li huwa assistit minn għaxar Kapijiet tad-Dipartimenti li jieħdu ħsieb oqsma strateġiċi. Fi ħdan kull dipartiment hemm ħaddiema amministrattivi u operazzjonali li jgħinu lill-kapijiet rispettivi sabiex il-MITA tilħaq l-għanijiet tagħha.

Il-MITA toffri s-servizzi tal-ICT prinċipalment lil entitajiet governattivi oħra li minn-naħa tagħhom joffru s-servizzi liċ-ċittadini. Biex tilħaq dan il-għan, il-MITA takkwista servizzi mis-settur privat.  Il-MITA ssegwi l-Public Procurement Regulations.

Meta l-MITA toffri servizzi jew skemi diretti lejn il-pubbliku, bħal taħriġ relatat mal-ICT, il-MITA tagħmel u ssegwi termini u kundizzjonijiet speċifiċi li jkunu jirregolaw din l-inizjattiva.

Tista ssib aktar informazzjoni dwar dan fis-sit https://mita.gov.mt/about-us/our-management

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet tal-Aġenzija

MITA hija l-entità pubblika fdata bir-responsabbiltà li tipprovdi infrastruttura, sistemi u servizzi tal-ICT lill-Gvern.  Dawn is-servizzi tal-ICT jużaw ekosistema diġitali moderna li tikkontribwixxi lejn id-definizzjoni u l-eżekuzzjoni tal-istrateġiji diġitali tal-Gvern. B’hekk dawn is-servizzi jsostnu l-ekonomija moderna. Aktar informazzjoni dwar l-istrateġija u l-portafoll tal-MITA tinsab f’dan is-sit https://mita.gov.mt/portfolio/ u https://mita.gov.mt/portfolio/strategies/

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti li għandha l-Aġenzija (inkluż id-dokumenti eżentati)

• Finanzi: Informazzjoni dwar id-dħul u n-nefqa previsti u attwali, kif ukoll verifiki finanzjarji.
• Akkwist Pubbliku: Informazzjoni dwar dokumenti ta’ sejħiet għall-offerti (tenders) u kuntratti.
• Prestazzjoni: Informazzjoni dwar strateġiji, pjanijiet, monitoraġġ tal-prestazzjoni, indikaturi tal-prestazzjoni, verifiki (audits), konformità, spezzjonijiet u rieżamijiet.
• Politiki, Proċeduri u Linji Gwida: Informazzjoni dwar il-proċessi amministrattivi organizzattivi u t-twassil tas-servizzi, inklużi r-responsabbiltajiet individwali u korporattivi.
• Ġestjoni: Dokumenti interni u relatati mal-operat tal-organizzazzjoni li jirreġistraw il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet u r-rekords tad-deċiżjonijiet meħuda fil-livelli differenti tal-organizzazzjoni.
• Proġetti: Informazzjoni dwar proġetti tal-ICT imwettqa mill-MITA.
• Listi u Reġistri: Informazzjoni dwar l-assi.
• Amministrazzjoni: Informazzjoni dwar it-tmexxija ta’ kuljum tal-organizzazzjoni.

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi ta’ dokumenti simili li fihom proċeduri, prinċipji, regoli jew linji gwida li permezz tagħhom isiru deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-membri tal-pubbliku (inklużi korpi korporattivi u impjegati tal-aġenzija fil-kapaċità personali tagħhom)

Dan ta’ hawn taħt huwa lista indikattiva ta’ dokumenti miżmuma mill-MITA għall-fini li jiġi pprovdut aċċess lill-pubbliku skont l-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (Kap. 496 tal-Liġijiet ta’ Malta). Aktar informazzjoni dwar manwali u tipi simili ta’ dokumenti li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li skonthom jittieħdu deċiżjonijiet jew isiru rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-pubbliku (inklużi persuni ġuridiċi u impjegati tal-aġenzija fil-kapaċità personali tagħhom) hija disponibbli hawn taħt:

Ġestjoni Strateġika

• Politiki u Proċeduri dwar il-Kura tal-Klijent (Customer Care)
• Manwal tal-Verifika Interna (Internal Audit Handbook)

Ġestjoni Finanzjarja

• Politiki u Proċeduri dwar l-Akkwist Pubbliku (Procurement)

Ġestjoni tal-Informazzjoni

• Politika dwar il-Protezzjoni tad-Data
• Politiki u Proċeduri dwar il-Libertà tal-Informazzjoni
• Politika dwar il-Ġestjoni tar-Rekords
• Politiki tal-Gvern dwar l-ICT (http://ictpolicies.gov.mt)

Ġestjoni tar-Riżorsi Umani

• Politiki dwar ir-Reklutaġġ
• Politiki dwar il-Benefiċċji
• Politiki dwar is-Saħħa u s-Sigurtà
• Politika dwar il-Kodiċi tal-Etika
• Politiki dwar il-Kundizzjonijiet tax-Xogħol, inklużi l-Allowances u l-Benefiċċji
• Politiki dwar id-Drittijiet tal-Impjegati
• Politiki Dixxiplinarji
• Politiki dwar il-Leave, inklużi Arranġamenti ta’ Xogħol Flessibbli

Ġestjoni tas-Servizzi

• Politiki u Proċeduri dwar il-Ġestjoni tas-Servizzi
• Politiki u Proċeduri dwar l-Appoġġ

 Ġestjoni tal-Proprjetà

• Politika dwar il-Kontroll tal-Aċċess Fiżiku
• Regoli Uffiċjali dwar is-Saħħa, is-Sigurtà u ż-Żamma tal-Indafa
• Proċeduri dwar l-Akkwist Pubbliku u l-Ġestjoni tal-Imħażen

Dikjarazzjoni tal-informazzjoni li jeħtieġ li tkun disponibbli għall-membri tal-pubbliku li jixtiequ jiksbu aċċess għal dokumenti uffiċjali mill-awtorità pubblika, liema dikjarazzjoni għandha tinkludi d-dettalji tal-uffiċjal jew uffiċjali li lilhom għandhom jintbagħtu talbiet għal tali aċċess.

Uffiċjal għall-Libertà tal-Informazzjoni

MITA

Gattard House, Triq Nazzjonali, Blata L-Bajda. HMR9010, Malta

Email: [email protected]

Dettalji tal-Proċedura Interna tal-Ilmenti

RIKONOXXIMENTI / NOTIFIĊI TA’ RĊEVUTA

Talbiet tal-FOI jiġu rikonoxxuti formalment mill-Awtoritajiet Pubbliċi.  Il-formoli/notifiċi ta’ rikonoxximent jinkludu fihom numru ta’ referenza unika u indikazzjoni tad-data ta’ meta l-applikant għandu jirċievi risposta.

Il-formoli jinkludu fihom ukoll informazzjoni dwar l-Aġenzija bħalma huma l-indirizz, in-numri tat-telefon, indirizz elettroniku, ħinijiet ta’ ftuħ, kif ukoll dettalji dwar il-proċeduri interni tal-Aġenzija li jikkonċernaw l-ilmenti.

KONTROLLI MAGĦMULA MILL-AĠENZIJA

Hekk kif tirċievi l-formola ta’ applikazzjoni, l-Aġenzija tivverifika jekk it-talba sottomessa tikkwalifikax bħala talba konformi mal-FOI u tinforma l-applikant jekk dan ikunx il-każ jew le.

Jekk jinstab li hemm il-bżonn ta’ informazzjoni/dokumentazzjoni addizzjonali, l-applikant jiġi kkuntattjat mill-Aġenzija li rċeviet is-sottomissjoni u huwa jingħata kull għajnuna possibbli sabiex jiġi aċċertat li t-talba tkun konformi mal-proviżjonijiet tal-liġi.

Minkejja dan, meta l-applikant jissottometti talba tal-FOI, huwa mhux obbligat li jipprovdi raġuni jew ġustifikazzjoni il-għala qed jitlob kwalunkwe informazzjoni/dokumentazzjoni.

L-Aġenzija tivverifika wkoll jekk għandhiex l-informazzjoni/dokumentazzjoni rikjesta fil-pussess tagħha. Jekk dan ma jkunx il-każ, l-Aġenzija għandha tidentifika l-Awtorità xierqa u tittrasferilha s-sottomissjoni tal-applikant u tinforma lill-applikant b’dan il-fatt.

Jekk l-ebda Awtorità oħra ma tiġi identifikata (jiġifieri li l-informazzjoni/dokumentazzjoni rikjesta ma jistgħux jiġu ntraċċati għand ebda Awtorità Pubblika oħra), l-Aġenzija tinforma lill-applikant dwar dan il-fatt.

PROĊESSAR TAT-TALBIET

La darba jiġi stabbilit li s-sottomissjoni hija talba tal-FOI u li tista’ tiġi indirizzata minnha, l-Aġenzija tiddetermina jekk tistax tipprovdi l-applikant bid-dokument/informazzjoni rikjesta (fl-intier jew parzjalment) jew jekk għandhiex tirrifjuta t-talba.

Qabel ma tieħu deċiżjoni f’dan ir-rigward, l-Aġenzija għandha tqis jekk tistax tiġi applikata waħda mill- eżenzjonijiet elenkati fil-liġi tal-libertà tal-informazzjoni.

L-Aġenzija trid tissottometti notifika dwar jekk it-talba tkunx aċċettata jew le fi żmien għoxrin ġurnata xogħol mir-riċeviment tat-talba oriġinali.  L-Aġenzija tista’ tapplika estenzjoni ta’ għoxrin ġurnata xogħol, għal total massimu ta’ 40 ġurnata xogħol mir-riċeviment tat-talba oriġinali.

PAGAMENTI U ĦLAS

Meta l-Aġenzija tissottometti risposta lill-applikant, hija għandha tindika jekk hemmx ħlas involut għall-proċessar tat-talba. Jekk dan ikun il-każ, dan il-pagament għandu jkopri biss l-ispejjeż involuti sabiex tiġi pprovduta l-informazzjoni/dokumentazzjoni lill-applikant. Dawn jinkludu il-ħin involut fil-proċessar u eżenzjonijietkif ukoll spejjeż f’materjal bħala huma fotokopji/midja diġitali.

Minkejja dan kollu, il-ħlas ma jistax ikun aktar minn €40. L-ebda ħlas ieħor relatat mas-sottomessjoni ta’ applikazzjonijiet jew ilment m’għandu jiġi mġarrab mill-applikant.  Il-ħlas huwa regolat mil-Leġiżlazzjoni Sussidjarja 496.01 (Regolamenti dwar il-Miżati skont l-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni).

 MIŻURI TA’ RIMEDJU

Jekk l-applikant ma jkunx sodisfatt bir-risposta pprovduta mill-Aġenzija, l-applikant għandu d-dritt li jissottometti ilment lill-istess Aġenzija. Jekk, sussegwentement, l-applikant jibqa’ mhux sodisfatt bir-risposti li ngħata, huwa jkollu dritt li jissottometti appell mal-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data (IDPC).

Jekk anki f’dan il-każ, l-applikant jibqa’ mhux sodisfatt bl-eżitu jista’ jappella lit-Tribunal tal-Appelli Dwar L-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data, u sussegwentement mal-Qrati tal-Appell.

Ilmenti jistgħu jiġu sottomessi għal dawn ir-raġunijiet:

• L-Aġenzija applikat estenzjoni għad-data ta’ għoxrin ġurnata tax-xogħol stipulati.
• L-Aġenzija imponiet pagament meqjus eċċessiv.
• Id-Dokument ma ġiex ipprovdut fil-format mitlub.
• Rifjut tal-applikazzjoni (per eżempju l-applikazzjoni ma ġietx irrikonoxxuta bħala talba FOI).
• L-Aġenzija ma tonorax id-data ta’ għoxrin ġurnata xogħol stipulati (jew id-data stipulata fin-notifika ta’ estenzjoni meta din hija applikabbli) biex tingħata r-risposta.

L-Applikanti jistgħu jissottomettu lment minn fuq is-sit tal-IDPC.  

KIF WIEĦED JIRĊIEVI D-DOKUMENTAZZJONI / INFORMAZZJONI

Meta l-Aġenzija tikkonferma mal-applikant li l-applikazzjoni tiegħu biex jaċċessa l-informazzjoni rikjesta ġiet milqugħa, l-applikant jista’ jiġi mitlub jagħmel il-pagamenti mitluba jekk dan hu applikabbli. Fi żmien għaxar (10) ġranet ta’ xogħol mid-data tal-ħlas, l-Aġenzija għandha tipprovdi d-dokument / informazzjoni fil-format mitlub mill-applikant, jew jekk dan mhux possibbli f’format li l-Aġenzija tħoss li huwa xieraq.

Applikanti li jissottomettu rikjesti minn ġos-sit tal-FOI (foi.gov.mt) jista’ jingħata l-possibbiltà li jniżżell id-dokument/informazzjoni direttament minn hemm.

Jekk l-ebda ħlas ma jiġi mitlub, id-dokument/informazzjoni jiġi pprovdut fi żmien għaxart ijiem min-notifika ta’ rikonoxximent tat-talba. It-talba tiġi kkunsidrata abbandunata jekk ħlas mitlub mill-applikant ma jsirx fi żmien għoxrin ġurnata tax-xogħol minn mindu rċieva n-notifika.

PROĊEDURA INTERNAL TAL-ILMENTI INTERNI

Applikant li t-talba tiegħu għall-informazzjoni tiġi miċħuda, jew li b’xi mod ieħor ma jkunx sodisfatt bl-informazzjoni pprovduta, bil-format tagħha jew bl-estensjoni tad-data ta’ skadenza għas-sottomissjoni tan-notifika li tindika jekk talba tkunx ser tintlaqa’ jew le, jista’ jindirizza l-ilment permezz tal-imejl, l-e-ID jew l-formoli pprovduti fuq is-sit www.foi.gov.mt

L-applikanti jistgħu jissottomettu lment fi żmien massimu  ta’ tletin ġurnata mill-aħħar komunikazzjoni mill-MITA jew mill-każ ta’ ommissjoni li kkawża l-ilment. L-ilment jiġi rċevut mill-uffiċjal tal-FOI.

L-Uffiċjal tal-FOI iressaq l-ilment għall-attenzjoni tal-uffiċjal inkarigat mill-ilmenti tal-FOI (FOI Complaints Handling Officer) li jirrevedi l-proċessar tar-rikjesta għall-informazzjoni mill-uffiċjal tal-FOI.  L-Uffiċjal inkarigat mill-ilmenti għandu jirrispondi lill-applikant fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol mir-rikonoxximent tal-ilment, u għandu jinforma l-applikant bid-dritt tiegħu li jista’ jirreferi l-ilmenti lill-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data skont il-proviżjonijiet ta’ artiklu 23 ta’ l-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (Kap. 496 tal-Liġijiet ta’ Malta).

L-Uffiċjal inkarigat mill-ilmenti tal-FOI, jagħmel reviżjoni indipendenti tal-proċessar tat-talba għall-informazzjoni u konsegwentament jikkomunika d-deċiżjoni tiegħu.

L-uffiċjal responsabbli għandu jinforma lill-applikant bid-deċiżjoni meħuda fir-rigward tal-ilment tiegħu, u fil-każ ta’ konferma ta’ deċiżjoni li ma tiġix rilaxxata l-informazzjoni pertinenti, għandu jispjega r-raġunijiet għal dan. Kull meta l-ilment tal-applikant ikun relatat mal-format tal-informazzjoni pprovduta jew ma’ estensjoni tal-iskadenza għas-sottomissjoni tan-notifika li tindika jekk talba tkunx ser tintlaqa’ jew le mill-Aġenzija u d-deċiżjoni oriġinali tintlaqa’, l-applikant għandu jingħata spjegazzjoni għaliex l-ilment tiegħu ma jistax jiġi indirizzat b’mod pożittiv.

Applikant jista’ wkoll jagħmel użu mill-Proċedura Interna tal-Ilmenti biex jirrapporta n-nuqqas ta’ osservanza tal-iskadenzi jew biex jibgħat in-notifiki. F’dawk il-każijiet fejn it-talba għall-informazzjoni tista’ tiġi ssodisfata, iżda ma tkunx ġiet issodisfata fl-iskadenzi speċifikati mill-Att, l-uffiċjal responsabbli għandu jirrinunzja kwalunkwe tariffa applikabbli għas-sottomissjoni tal-informazzjoni.

Informazzjoni Oħra

Talbiet għal informazzjoni jiġu aċċettati permezz ta’ imejl, formoli onlajn/EID ipprovduti fuq is-sit https://freedomofinformation.gov.mt/en/home

Il-MITA mhix f’pożizzjoni li taċċetta talbiet għal informazzjoni fl-uffiċċji tagħha. Madankollu, kwalunkwe applikant li jagħzel li jiġi fl-Uffiċju Prinċipali tal-MITA  (MITA Head Office), jingħata kull fejn hu possibbli għajnuna sabiex jimla l-formoli elettroniċi mill-uffiċji tal-MITA.

Pagamenti għandhom jsiru fi flus kontanti (cash) jew permezz ta’ ċekk pagabbli lill-MITA. Il-pagament jista’ jsir f’wieħed mill-indirizzi indikati hawn taħt jew bil-posta fejn dejjem għandu jiġi kkwotat in-numru ta’ referenza tal-talba FOI.

Dettalji ta’ Kuntatt tal-A ġenzija

Indirizz:  MITA, Gattard House, Triq Nazzjonali, Blata L-Bajda. HMR9010, Malta

Sit web: mita.gov.mt

Indirizz Elettroniku: [email protected]