UFFICCJU TAS-SEGRETARJU PERMANENTI

(Viżjoni Malta 2050, Koordinazzjoni u Implimentazzjoni)

Deskrizzjoni tal-Funzjonijiet u Responsabbiltajiet

L-Uffiċċju tas-Segretarju Permanenti (USP) huwa responsabbli għall-amministrazzjoni ġenerali u d-direzzjoni strateġika tad-Diviżjoni għall-Koordinazzjoni u Implimentazzjoni, inkluż l-inizjattiva Malta Vision 2050. L-USP jissorvelja:

• Il-koordinazzjoni tal-konsultazzjoni nazzjonali u t-tnedija tal-Viżjoni Malta 2050
• Aġġornamenti u reviżjonijiet kontinwi tal-Viżjoni wara t-tnedija
• Żvilupp u pubblikazzjoni ta’ Indikaturi Ewlenin tal-Prestazzjoni (KPIs) u dashboard pubbliku biex jitkejjel il-progress
• Koordinazzjoni tal-websajt tal-Viżjoni 2050 u komunikazzjonijiet pubbliċi
• Konsultazzjoni u involviment kontinwu tal-partijiet interessati

Deskrizzjoni ġenerali ta’ kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• Pubblikazzjonijiet u rapporti relatati mal-Viżjoni 2050 u l-implimentazzjoni tagħha
• Rekords ta’ konsultazzjonijiet, feedback u involviment tal-partijiet interessati
• Rapporti annwali u ta’ progress
• Dokumentazzjoni dwar KPIs u metriċi tad-dashboard

Deskrizzjoni ta’kull manwal u dokumenti simili li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li jaqblu ma’ ftehim jew deċiżjonijiet, rakkomandazzjonijiet magħmula rispettivament mill-membri tal- pubbliku

Mhux applikabbli

DIVIżJONI GĦALL-KOORDINAZZJONI U IMPLEMENTAZZJONI, UPM

 Deskrizzjoni ta’ struttura tad-diviżjoni

Ċart tal-Organizzazzjoni

Deskrizzjoni tal-Funzjonijiet u Responsabbiltajiet

Id-Diviżjoni għall- Koordinazzjoni u Implementazzjoni  fi ħdan l-Uffiċċju tal- Prim Ministru hija magħmula mill-Uffiċċju tad-Direttur Ġenerali responsabbli għat-tmexxija tad-Diviżjoni, inkluż riżorsi umani,  finanzi  u amministrazzjoni u  erbgħa uffiċini oħra li huma; Id-Direttorat għall-Implementazzjoni, Id-Direttorat għall-Azzjoni ta’ Governanza, L-Uffiċċju għall-Koordinazzjoni tal-Ispezzjonijiet u l-Uffiċċju għall-Ġestjoni tad-Dokumenti.

Ġeneralment, l-erba’ Uffiċċji imsemmija hawn fuq huma responsabbli għal:

• Sorveljanza fuq l-implimentazzjoni tal-miżuri tal-baġit mill-Ministeri rispettivi;
• Sorveljanza fuq l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula minn żewġ korpi parlamentari tal-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika u L- Ombudsman;
• Koordinazzjoni tal- l-ispezzjonijiet tal-Gvern skont Kap 568 tal-Liġijiet ta’ Malta, u
• Koordinazzjoni tad- diġitalizzazzjoni tar-Reġistri fis-Servizz Pubbliku

Deskrizzjoni ġenerali ta’ kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

Dokumenti li huma miżmuma fid-Diviżjoni  għall-Koordinazzjoni u Implementazzjoni huma pubblikazzjonijiet relatati max-xogħol li sar fuq perjodu speċifiku, tipikament annwali.

Deskrizzjoni ta’kull manwal u dokumenti simili li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwidi li jaqblu ma’ ftehim jew deċiżjonijiet, rakkomandazzjonijiet magħmula rispettivament mill-membri tal- pubbliku

Mhux applikabbli

UFFIĊĊJU TAL-KABINETT

Deskrizzjoni tal-istruttura tal-uffiċċju

Il-Kabinett huwa mmexxi mis-Segretarju tal-Kabinett, ix-xogħol ta’ kuljum tal-Uffiċċju jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tad-Direttur Ġenerali

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u responsabbiltajiet

Il-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet tal-Uffiċċju tal-Kabinett huma dawn li ġejjin:

• It-tħejjija u d-distribuzzjoni tal-aġenda u d-dokumenti tal-Kabinett.
• Proċeduri relatati mal-organizzazzjoni ta’ Elezzjonijiet Ġenerali, ħatriet u funzjonijiet ta’ Ministeri u Segretarji Parlamentari.
• Id-Dikjarazzjoni tal-Assi tal-Ministri u s-Segretarji Parlamentari.
• Vjaġġar barra mill-pajjiż mill-Ministri u s-Segretarji Parlamentari u s-sostituzzjonijiet tagħhom.
• L-ordni uffiċjali tal-preċedenza.
• In-Notifika tal-Att dwar is-Sigrieti Uffiċjali.
• Skrutinju ta’ impjegati.
• Kategorizzazzjoni tal-entitajiet governattivi: bordijiet u kumitati.
• Premjijiet tal-Istat, dekorazzjonijiet u unuri skont l-Att Gieħ ir-Repubblika.
• Awtorità għall-Akkreditazzjoni tas-Sigurtà Nazzjonali.
• Il-Protezzjoni tal-Informatur — Unità Esterna.

 Deskrizzjoni ġenerali ta’ kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• Dokumenti tal-Kabinett (is-segretezza tad-dokumenti tal-Kabinett hija sanzjonata bil-liġi).
• Dokumenti u memoranda tal-Kabinett
• Korrispondenza ġenerali
• Fajls tal-Kabinett

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi simili ta’ dokumenti li fihom politiki, prinċipji, regoli u linji gwida li skonthom jittieħdu deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward ta ’membri tal-pubbliku

• Il-Kodiċi tal-Etika għall-Ministri u s-Segretarji Parlamentari
• Il-Kodiċi tal-Etika għad-Diretturi u għall-Membri tal-Bordijiet u l-Kumitati tal-Gvern
• Il-Ktejjeb Ċerimonjali taċ-Ċerimonja ta’ Investitura tax-Xirka Gieħ ir-Repubblika, u tal-Ordni Nazzjonali tal-Meritu, li ssir f’Jum ir-Repubblika

INFORMATION MANAGEMENT UNIT (IMU)

L-Information Management Unit (IMU) hija mmexxija mill-Uffiċjal Kap tal-Informazzjoni (CIO) u jipprovdi servizzi bbażati fuq l-IT lid-dipartimenti u d-direttorati kollha fl-Uffiċċju tal-Prim Ministru (OPM). L-IMU għandha persunal li jaħdem fl-Uffiċċju Bażi tal-IMU u persunal li jopera f’diversi diviżjonijiet u uffiċċji ewlenin, inkluż l-Uffiċċju Prinċipali, id-Diviżjoni dwar Nies u Standards (P&SD), l-Istitut għas-Servizz Pubbliku (IPS), l-Uffiċċju għall-Kordinazzjoni tal-Ispezzjonijiet (ICO) u l-Istamperija tal-Gvern (GPP).

Barra minn hekk, l-IMU iżżomm relazzjoni ta’ rappurtar ‘dotted-line’ ma’ persunal ieħor tal-ICT fi ħdan l-OPM li jkopri oqsma bħall-Ġestjoni tad-Dokumenti, l-Uffiċċju Elettorali u l-Kamra tar-Rappreżentanti. 

Kull waħda minn dawn it-taqsimiet għandha rwol importanti ħafna fl-appoġġ tal-funzjonijiet ġenerali tat-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fi ħdan l-organizzazzjoni.

DIRETTORAT TAL-FINANZI U AMMINISTRAZZJONI

Deskrizzjoni tal-Istruttura tad-Dipartiment

• Riżorsi Umani
• Loġistika
• Finanzi

Deskrizzjoni tal- Funzjonijiet u Responsabbiltajiet

• Abbozzar ta’ Kuntratti tas-Servizzi ġeneriċi
• Abbozzar ta’ Ittri ta’ Ħatra/ Progressjoni/ Assimilazzjoni
• Abbozzar u ġbir ta’ pjanijiet tar-Riżorsi Umani
• Ħruġ ta’ sejħiet għall-applikazzjonijiet u koordinazzjoni mal-Bord tas-Selezzjoni
• Ġbir tal-karti tal-attendenza mis-sezzjonijiet kollha tal-UPM
• Ħruġ ta’ GP47s
• liaison rigward protezzjoni tad-data
• Tqassim tar-rendikont tal-paga
• Ħruġ ta’ Salarji
• Immaniġġjar ta’ rifużjonijiet relatati ma’ sponsorizzazzjoni.
• Ipproċessar ta’ applikazzjonijiet ġodda, tiġdid, u formoli ta’ bdil ta’ talbiet rigward bilanċ bejn il-ħajja u x-xogħol
• Immaniġġjar u approvazzjonijiet ta’ talbiet ta’ allowances tal-kwalifiki
• Ipproċessar ta’ talbiet għal-leave tal-istudju mħallas/mhux imħallas
• Dmirijiet marbuta mar-reception.
• Manutenzjoni ta’ binjiet li jaqgħu taħt l-Uffiċċju tal-Prim Ministru
• Dmirijiet relatati max-xogħol tal-messaġġiera
• Koordinazzjoni ta’ dmirijiet tat-tindif
• Ċaqliq ta’ fajls
• Distribuzzjoni ta’ Ċirkularijiet
• Appoġġ loġistiku fir-rigward ta’ avvenimenti
• Iż-żamma tad-DOCREG
• Reġistrazzjoni u tqassim ta’ posta
• Immaniġġjar tal-flotta tal-UPM
• Komunikazzjoni mal-ħaddiema tar-restawr dwar ir-restawr tal-binjiet li jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-UPM
• Assigurazzjoni li s-Saħħa u s-Sigurtà qed jiġu mħarsa
• Immaniġġjar taż-żoni ta’ parkeġġ
• Tmexxija tal-Bord tal-Istħarriġ
• Komunikazzjoni mal-uffiċjali tal-inventarju sabiex ikun żgurat li l-inventarju huwa aġġornat
• Ħruġ ta’ LPOs u Skedi tal-Pagamenti
• Ħlas ta’ fatturi
• Ħruġ ta’ Offerti
• Ħruġ ta’ porzjon ta’ fondi
• Trasferimenti ta’ fondi skont il-ħtieġa
• Preparazzjoni ta’ rapporti mitluba mill-MFIN, inklużi r-rapporti tad-Dħul u tar-Rikorrenti, u Kontabbilta’ fuq il-Bażi tad-Dovuti.
• Ħruġ ta’ ġurnali u konsulenza dwar ir-rimessa
• Ħlasijiet ta’ servizzi tat-televiżjoni, internet u servizzi tal-mobile
• Preparazzjoni tar-rapporti dwar il-kotba tal-istokks illi jintbaghtu lit- Teżor kull tliet xhur

 Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• Fajls Personali
• Fajls Ġenerali
• Fajls Dixxiplinarji
• Fajls tal-Ombudsman
• Ċirkularijiet
• LPOs, LOAs, Ħlas b’Ċekk Bankarju u Skeda ta’ Pagamenti
• Irċevuti

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi ta’ dokumenti simili li jkun fihom poloz, prinċipji, regoli jew linji gwida skont liema deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet isiru fir-rigward ta’ membri tal-pubbliku

Manwal tas-Selezzjoni

DIRETTORAT GĦALL-IŻVILUPP TAL-POLITIKA U L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-PROGRAMMI

Deskrizzjoni tal-istruttura tad-Direttorat

Id-Direttorat għall-Iżvilupp tal-Politika u l-Implimentazzjoni tal-Programm (PDPI) jikkonsisti minn Direttur, Assistenti Diretturi, maniġers, u uffiċjal eżekuttiv, u huwa responsabbli għall-iżvilupp tal-politika relatata mad-dossiers tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru, il-koordinazzjoni tal-affarijiet u l-proċessi tal-UE, u s-superviżjoni tal-implimentazzjoni ta’ proġetti kofinanzjati mill-UE fid-dipartimenti tal-UPM.

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet

Id-Direttorat għall-Iżvilupp tal-Politika u l-Implimentazzjoni tal-Programmi (PDPI) iwettaq il-funzjonijiet li ġejjin:

• Responsabbiltajiet ġenerali tal-Policy Development għad-dossiers li jaqgħu taħt il-kompetenza tal-OPM.
• L-Affarijiet tal-UE u l-koordinazzjoni tal-proċessi u l-proċeduri kollha relatati mal-UE għad-dossiers kollha fi ħdan il-portafoll tal-OPM.
• Ir-responsabbilta’ ta’ l-implimentazzjoni tal-Programmi. Id-Direttorat għandu l-funzjoni ta’ line Ministry fir-rigward ta’ proġetti kofinanzjati mill-UE li jsiru mid-dipartimenti u entitajiet tal-OPM, billi jiffaċilita il-konklużjoni b ’suċċess u f’ waqtha ta ’proġetti bħal dawn.

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta ’dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

Il-kategoriji ta’ dokumenti miżmuma:

• Dokumenti ta’ politika u dokumenti ta’ ħidma relatati;
• Rapporti ta’ verifika dwar il-Protezzjoni tad-Data tal-istess Direttorat;
• Dokumentazzjoni li tappartjeni għall-amministrazzjoni ġenerali;
• Dokumentazzjoni li tappartjeni għal proġetti ffinanzjati mill-UE;
• Affarijiet tal-UE; korrispondenza.

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi simili ta ’dokumenti li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li skonthom isiru deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-membri tal-pubbliku

Id-Direttorat m’ għandux dokumenti li normalment ikunu ta’ interess għall-pubbliku in ġenerali.

DIPARTIMENT TAL-INFORMAZZJONI

Deskrizzjoni tal-Istruttura tad-Dipartiment

Il-funzjoni ewlenija tad-Dipartiment tal-Informazzjoni hija li jipprovdi rabta bejn il-Gvern u l-pubbliku u jipprovdi s-servizzi li ġejjin:

Media Diġitali

Id-Dipartiment jieħu ħsieb il-Portall tal-Gvern ta’ Malta (www.gov.mt) u jżommu aġġornat b’pubblikazzjonijiet uffiċjali 24/7. Mill-2020, inħolqot taqsima apposta għall-media, li fiha formoli elettroniċi għall-media u lista aġġornata ta’ avvenimenti tal-gvern ta’ kuljum miftuħa għall-organizzazzjonijiet tal-media. Id-Dipartiment jieħu ħsieb ukoll l-Intranet tas-Servizz Pubbliku u jtella’ ċirkolarijiet, aħbarijiet, u avvenimenti kuljum; u jiċċirkola postijiet battala kull ġimgħa lill-impjegati tas-servizz pubbliku. Id-Dipartiment għandu żewġ pjattaformi ewlenin tal-midja soċjali, paġna ta’ Facebook, u kont ta’ Twitter. Jopera wkoll kont ta’ Instagram. Is- servizzi li tradizzjonalment jingħataw wiċċ imb’wiċċ qed jiġu kkumplimentati bil-pjattaformi tal-media soċjali, u b’riżultat ta’ dan id-Dipartiment żied il-preżenza tiegħu online b’mod konsiderevoli.

Relazzjonijiet mal-Media

L-organizzazzjonijiet tal-Media reġistrati, ta’ kuljum jirċievu b’mod immedjat l-istqarrijiet ​uffiċjali​, stedina​ biex jattendu avvenimenti​ tal-gvern, avviżi, materjal fotografiku u informazzjoni oħra bil-posta elettronika​. Dawn is-servizzi huma replikati f’ħin reali fuq il-portall gov.mt. Is-servizzi kollha huma open source. Faċilitajiet ta’ akkreditazzjoni online u arranġamenti għall-istampa, kif ukoll gwida u assistenza, jingħataw lill-membri tal-media lokali u barranin. Isiru wkoll arranġamenti għar-rappreżentanti tal-media lokali li jakkumpanjaw lill-President ta’ Malta u lill-Prim Ministru waqt żjarat uffiċjali barra minn xtutna. Id-Dipartiment jikkordina wkoll faċilitajiet mogħtija lill-media waqt funzjonijiet tal-Istat, avvenimenti nazzjonali, l-Elezzjonijiet Ġenerali/ Kunsilli Lokali, u avvenimenti oħra.

 Servizzi fotografiċi

Id-Dipartiment ikopri b’servizz fotografiku estensiv l-attivitajiet tal-Gvern, kif ukoll l-avvenimenti nazzjonali.  It-taqsima tiżgura li l-materjal diġitali fotografiku jasal għand il-media mill-iktar fis possibbli.

Publishing Unit

Id-Dipartiment huwa responsabbli għall-kumpilazzjoni u l-pubblikazzjoni tal-Gazzetta tal-Gvern ta’ Malta, kemm fil-verżjoni stampata kif ukoll dik elettronika. Dan il-Unit jieħu ħsieb ukoll materjal ieħor kemm stampat kif ukoll elettroniku li jittratta mas-servizzi tal-Gvern u materji ta’ interess pubbliku. Il-Gazzetta tal-Gvern hi aċċessibbli online mingħajr ħlas fuq il-portall www.gov.mt.

Reġistru tal-Istampa

Skont tal-Att dwar il-Media u Defamazzjoni​ li daħal fis-seħħ nhar l-14 ta’ Mejju 2018, edituri li jagħżlu li jirreġistraw mar-Reġistratur tal-Istampa għandhom iżommu lil dan tal-aħħar infurmat f’kull ħin dwar il-post ta’ residenza jew tax-xogħol tagħhom, u kwalunkwe tibdil ieħor li jsir.

Arkivji tal-Fotografija u tal-Vidjografija

L-arkivji jħaddnu kollezzjoni vasta ta’ materjal fotografiku u filmati, kemm kontemporanji kif ukoll storiċi, li jmorru lura għal meta d-DOI kien prattikament l-unika organizzazzjoni li tiġbor l-informazzjoni fil-gżira.

Sales Office

Pubblikazzjonijiet mibjugħa mid-DOI jinkludu: Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Gvern, il-Gazzetta tal-Gvern ta’ Malta, id-diskorsi tal-Baġit, l-Estimi u Rapporti Finanzjarji, Stħarriġ Ekonomiku, Abbozzi ta’ liġijiet imressqa fil-Parlament, Atti tal-Parlament, Avviżi Legali, rapporti dwar statistika u pubblikazzjonijiet oħra varji. Ritratti li juru firxa wiesgħa ta’ suġġetti bħal laqgħat internazzjonali u konferenzi li jsiru f’Malta, Żjarat Statali u Uffiċjali, Festi Nazzjonali, Patrimonju Nazzjonali u veduti mill-ajru ta’ Malta, huma wkoll disponibbli għall-bejgħ għall-pubbliku ġenerali

Media Monitoring Unit

Din it-taqsima timmonitorja l-aktar kwistjonijiet reċenti fl-oqsma politiċi, ekonomiċi u soċjali, kif irrapportati fil-media stampata lokali, u sommarju jintbagħat lill-klijenti interni​. Il-media monitorjata attwalment tikkonsisti fil-ġurnali ta’ kuljum u dawk ta’ kull ġimgħa.

Servizz Informazzjoni tal-Gvern

Is-Servizz Informazzjoni tal-Gvern jipprovdi lill-membri tal-pubbliku informazzjoni u materjal dwar is-servizzi u l-attivitajiet tal-Gvern. Is-Servizz Informazzjoni tal-Gvern huwa disponibbli permezz tal-email fuq[email protected].
Is-Servizz Informazzjoni tal-Gvern jilqa’ lill-membri tal-pubbliku li jżuru l-uffiċċju tal-Customer Care f’numru 3, Pjazza Kastilja, il-Belt Valletta, biex jiksbu informazzjoni, kif ukoll jiġbru letteratura u dokumenti oħra ppubblikati dwar is-servizzi u l-attivitajiet tal-Gvern.

Deskrizzjoni tal-Funzjonijiet u r-Responsabbiltajiet

Id-Dipartiment tal-Informazzjoni għandu l-għan li jipprovdi lill-pubbliku informazzjoni aġġornata, komprensiva u ta’ siwi dwar il-politika, is-servizzi u l-attivitajiet tal-Gvern kif ukoll dwar affarijiet ta’ interess pubbliku.

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• Fajls amministrattivi
• Arkivji: Ritratti u filmati
• Sales Office:
• Il-Gazzetta tal-Gvern
• Dokumenti uffiċjali – Reġistru Elettorali, Estimi Finanzjarji, Rapporti Finanzjarji, Stħarriġ Ekonomiku, eċċ
• Pubblikazzjonijiet mill-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika (NAO)
• Atti, Abbozzi, u Avviżi Legali
• CDs ta’ pubblikazzjonijiet diġitizzati
• Librerija: Kotba, ġurnali, rivisti, u pubblikazzjonijiet uffiċjali li għandhom x’jaqsmu ma’ affarijiet kemm lokali kif ukoll internazzjonali.
• Reġistru tal-Istampa: Reġistru tal-Media
• Uffiċċju tal-Komunikazzjoni: Lista ta’ detenturi tad-DOI Access Card

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u t-tipi ta’ dokumenti simili li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li skonthom isiru deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-membri tal-pubbliku

• Politika tal-Media Soċjali
• Proċeduri tal-GPDR u tal-Libertà tal-Informazzjoni
• Regoli amministrattivi

L-ISTAMPERIJA TAL-GVERN

Deskrizzjoni tal-istruttura tad-Dipartiment

•  Amministrazzjoni
• Riżorsi Umani
• Finanzi
• Xiri
• Il-Post, is-Saħħa u SIgurtà, ul-Persunal Minuri
• Operat – Prepress, Stampar, Postpress, Magazzinaġġ
• Kummerċjal, Marketing u Disinn

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u responsabbiltajiet

•  Stampar ta’ Dokumenti tal-vot u karta tal-vot tal- Elezzjoni Generali/ Kunsilli Lokali / MEPs.
• Stampar ta’ Gazzetta tal-Gvern, Avviżi Legali, Atti, Abbozzi ta Liġi u By Laws
• Stampar ta’ Rapporti tad-Dipartiment tal-Verifika
• Stampar ta Rapporti ta’ l-uffiċċju Nazzjonali ta l-Istatistika
• Stampar tar-Reġistru Elettorali kull sitt xhur
• Stampar tal-pubblikazzjonijiet kollha tal-Budget Annwali
• Stampar tal-EHIC Cards
• Stampar tal-formularju kollhu ta l-Isptar Mater Dei
• Stampar tal-formularju tad-Dipartiment tat-Taxxa
• Stampar ta Passaporti ta’ l-annimali
• Stampar ta Workbooks u Diaries għad Dipartiment ta’ l-Edukazzjoni
• Stampar ieħor hekk kif mitlub minn Ministeri, Dipartimenti tal-Gvern u entitajiet oħra.

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• Files Personali
• Files Amministrattivi
• Skedi : LPO/LOA/PV/
• Receipts
• Librerija ta’ Materjal Stampat
• Job Pack u invoices rispettivi

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi ta’ dokumenti simili li jkun fihom poloz, prinċipji, regoli jew linji gwida skont liema deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet isiru fir-rigward ta’ membri tal-pubbliku

• Manwal tas-Saħħa u Sigurta’ fuq il-Post tax-Xogħol
• Manwal fuq Protezzjoni tad-Data

UFFIĊĊJU ELETTORALI

 Deskrizzjoni tal-istruttura tad-Dipartiment

•  Kummissjonarju Elettorali Prinċipali (Chairman tal-Kummissjoni Elettorali, u Kap tal-Uffiċċju Elettorali)
• Segretarja tal-Kummissjoni Elettorali
• Direttur tal-Operat
• Direttur (Elettorali)
• Kap (Operat tat-Teknoloġija tal-Informatika)
• Kap (Żvilupp tal-Politika u Implimentazzjoni tal-Programmi)
• Segretarju/a tal-Kummissjonarju Elettorali Prinċipali
• It-Taqsima tat-Teknoloġija tal-Informatika
• L-Uffiċċju tar-Reġistratur tal-Indirizzi.
• It-Taqsima tar-Registry
• Riżorsi Umani
• It-Taqsima tal-Inventarju
• It-Taqsima tal-Appelli tal-Qorti/Iffinanzjar tal-Partiti
• It-Taqsima tal-Approvazzjoni, Eletturi Barranin u Arkivji
• It-Taqsima tad-Data
• It-Taqsima tal-Kontijiet, Akkwist u Salarji
• Impjegati fil-Grad ta’ Messaġġier u Gradi Industrijali
• Uffiċċju ta’ Għawdex

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet

 L-Uffiċċju Elettorali huwa mwaqqaf skont l-Att dwar l-Elezzjonijiet Ġenerali bl-iskop li jwettaq ir-reġistrazzjoni, it-trasferiment u t-tneħħija ta’ votanti, l-organizzazzjoni ta’ elezzjonijiet, u l-ħidma amministrattiva kollha li tkun teħtieġ il-Kummissjoni Elettorali.

Din tinkludi l-ġbir u l-pubblikazzjoni tar-reġistri elettorali kull sitt xhur u l-organizzazzjoni tal-Elezzjoni Ġenerali, l-elezzjoni għall-Membri tal-Parlament Ewropew, l-elezzjonijiet tal-Kunsilli Lokali u r-Referendi.

Ta’ min wieħed jinnota li l-Kummissjoni Elettorali hija eżentata mill-obbligi li joħorġu mill-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (KAP 496), skont l-artikolu 5(4)(a) tal-istess Att.

L-Uffiċċju tar-Reġistratur tal-Indirizzi  huwa responsabbli mill-immaniġġjar u l-aġġornament ta’ indirizzi f’Malta u Għawdex [implimentazzjoni tar-Reġistru tal-Indirizzi]. L-aġġornament qed isir permezz tal-proċess tal-għoti ta’ numri lill-bibien, kif ukoll bit-tismija ta’ toroq.

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

• F1 – Formola ta’ Applikazzjoni
• F2 – Bdil fl-Indirizz
• F2a – Bdil fil-Kunjom
• F3 – Kull bidla fid-dettalji tal-applikazzjoni oriġinali
• F4 – Informazzjoni dwar ċittadinanzi oħra u eliġibilita` għar-reġistrazzjoni bħala votant għall-Elezzjoni Ġenerali, l-elezzjonijiet tal-Kunsilli Lokali u l-elezzjonijiet għall-Membri tal-Parlament Ewropew.
• Formola ID5 – Dummy cards
• Fajls personali u fajls amministrattivi
• LPOs/LOA/Fatturi
• Skeda ta’ Pagamenti
• Reġistri Elettorali
• Statuti ta’ Partiti Politiċi
• Dikjarazzjonijiet Annwali tal-Kontijiet tal-Partiti Politiċi
• Rapporti ta’ Donazzjoni tal-Partiti Politiċi

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi simili ta’ dokumenti li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li skonthom isiru deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-membri tal-pubbliku

• Att dwar l-Elezzjonijiet Ġenerali (KAP 354)
• Att dwar Gvern Lokali (KAP 363)
• Att dwar ir-Referendi (KAP 237)
• Att dwar Elezzjonijiet għall-Parlament Ewropew (KAP 467)
• Att dwar il-Finanzjament ta’ Partiti Politiċi (KAP 544)
• L. 204 tal-2016 – Regolamenti tal-2016 dwar ir-Reġistrazzjoni ta’ Partiti Politiċi
• L. 91 tal-2017 – Regolamenti tal-2017 dwar il-Pubblikazzjoni ta’ Rapporti ta’ Donazzjoni
• L. 92 tal-2017 – Regolamenti tal-2017 dwar il-Forma ta’ Rapporti ta’ Donazzjonijiet riċevuti minn Partiti Politiċi
• L. 205 tal-2025 – Regolamenti tal-2025 dwar ir-Reġistratur tal-Indirizz u r-Reġistri (Ġeospazjali) relattivi għal-Lok.
• Politika dwar il-Protezzjoni u l-Privatezza tad-Data
• Politika dwar iż-Żamma ta’ Data

RESOURCE SUPPORT AND SERVICES LTD

Deskrizzjoni tal-istruttura tad-Dipartiment

 Chairman u Bord tad-Diretturi

Deskrizzjoni tal-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet

 Allokazzjoni ta’ ħaddiema mas-settur pubbliku

Deskrizzjoni ġenerali tal-kategoriji ta’ dokumenti (inklużi dokumenti eżenti)

 Files personali tal-ħaddiema. Files relatati ma’ pagi u salarji.  Files relatati mal-Accounts tal-Kumpanija.

Deskrizzjoni tal-manwali kollha u tipi simili ta’ dokumenti li fihom politiki, prinċipji, regoli jew linji gwida li skonthom isiru deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-membri tal-pubbliku

 Mhux applikabbli